У ДК "Укроборонпром" на всіх етапах діловодства запроваджено електронний документообіг, який інтегровано до системи електронної взаємодії органів виконавчої влади. Таким чином Концерн став першою державною структурою в оборонній сфері та загалом однією з перших державних інституцій в Україні, де відмовилися від паперового діловодства.
"Починаючи з серпня цього року в “Укроборонпромі” повноцінно діє електронний документообіг. Тобто все діловодство Концерну, а також листування з державними органами, організаціями та підприємствами всіх форм власності, завдяки використанню провідних сучасних цифрових технологій, переведено в електронну форму, яка має повну юридичну силу. Це унеможливлює будь-які бюрократичні затримки та дозволяє за лічені секунди отримувати всю необхідну інформацію, дозволяє контролювати виконання завдань з точністю до секунди та ефективно приймати управлінські рішення. "Укроборонпром", як і у випадку із запровадженням електронних майданчиків ProZorro, став одним із перших в Україні, хто запровадив електронну систему на всіх рівнях документообігу – отримання вхідної кореспонденції, вчинення резолюцій, спільна розробка та погодження документів, підпис документів кваліфікованим цифровим підписом та їх відправка кореспондентам, все відбувається в цифровому юридично вагомому вигляді. Від моменту впровадження електронного документообігу час доставки листів від Концерну до адресатів скоротився від 2-5 діб до 1-2 годин, погодження документів прискорилось до 2-3 годин. А це означає, що немає більше затримки проміж прийняттям рішення та його доведенням до виконавців. Водночас, найбільшою перевагою та викликом впровадження електронного документообігу є безпрецедентна прозорість та контрольованість руху кожного документу, що абсолютно унеможливлює маніпуляції з документами будь-кого з учасників процесу! Але ми не зупиняємося на досягненому, наступним шляхом буде інтеграція machine learning в інформаційний простір Концерну, що дозволить вийти на новий рівень управління Концерном та його підприємствами на підставі достовірної всебічної аналітики.", – повідомив Генеральний директор Концерну Павло Букін.
Зазначимо, що систему електронного документообігу створено на базі програмного забезпечення ІТ-Enterprise. Саме її автори розробили smarttender.biz та були піонерами серед учасників системи електронних торгів ProZorro, яка з 2014 року, задовго до того, як використання електронних торгових майданчиків стало обов‘язковим для всіх державних підприємств, на постійній основі застосовується в "Укроборонпромі".
Окрім того, з 2019 року на підприємствах Концерну почали користуватися електронною системою "Prozorro.Sale" для проведення відкритих електронних тендерів з реалізації майна.
Також із початку цього року весь внутрішній документообіг у Концерні було переведено виключно в електронну форму, за винятком випадків, які передбачені законодавством.
Таким чином, наразі у ДК "Укроборонпром" в повній мірі задіяно сучасні цифрові технології, які дозволяють максимально відкрито та ефективно здійснювати управління у державному секторі оборонно-промислового комплексу України.
У зв’язку із цим, закликаємо надсилати до Концерну документи тимчасового зберігання винятково в електронній формі через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади. До системи можуть підключитися всі зацікавлені організації та установи всіх форм власності.
